Відбіркові Критерії «Ініціативи з розвитку аналітичних центрів»

Відбіркові Критерії «Ініціативи з розвитку аналітичних центрів»

ТЕМА  КРИТЕРІЇ/ВИМОГИ «ОБОВ’ЯЗКОВО»
для участі в конкурсі «Інституційна
підтримка аналітичних центрів»
«ОБОВ’ЯЗКОВО» після завершення гранту «БАЖАНО» розробити /досягнути рівня розвитку  під час реалізації гранту Підтверджуючі документи
ВРЯДУВАННЯ          
Ціль Мати місію діяльності організації Задокументована місія/ціль Місія/ціль прописані
в Стратегічному плані
Місія організації відповідає Стратегічному плану
і глибоко вкорінена
в організацію
–        Місія

–        Вебсайт

–        Річний звіт

–        Статут

–        Публікації

Структура управління організацією Мати незалежне
і активне Правління
Готовність і бажання створити незалежне Правління під час реалізації міні-гранту Діюче незалежне Правління, що бере активну участь
в роботі організації
Ефективне Правління, яке виконує роль наглядового
і стратегічного органу
і звітує вищому керівному органу (Загальним зборам)
–        Статут

–        Протоколи засідань Правління

–        Інформація про членів Правління

  Мати незалежні Загальні збори (ЗЗ) Готовність і бажання створити незалежні Загальні збори під час реалізації міні-гранту Незалежні Загальні збори (не більше ⅓ працівників організації/оплачував-них експертів можуть бути членами Загальних зборів) Ефективні Загальні збори

 

–        Статут

–        Протоколи зібрань ЗЗ

–        Інформація про членів ЗЗ

  Політика запобігання
та врегулювання конфлікту інтересів
Знати і розуміти, що таке конфлікт інтересів.
Мати готовність задокументувати політику /процедуру врегулювання конфлікту інтересів.
Мати задокументовану політику / процедури врегулювання конфлікту інтересів Мати механізми запобігання та врегулювання конфлікту інтересів –        Політика запобігання
та врегулювання конфлікту інтересів

–        Протоколи засідань Правління

–        Інтерв’ю з членом Правління

–        Інтерв’ю з виконавчим директором

–        Інтрев’ю з менеджером програми

  Юридичний статус Реєстрація згідно вимог українського законодавства. Наявність статусу неприбутковості Статутна діяльність включає в себе сферу аналітичної діяльності і public policy work Не передбачено –        Статут

–        Реєстраційні документи

 

  Чіткий процес прийняття рішень
в організації

 

Не передбачено Наявність офіційної процедури делегування повноважень,
що відповідає положенням Статуту
Наявність офіційної процедури делегування повноважень, що відповідає розміру організації та видам її діяльності –        Статут

–        Інші документи, що стосуються процесів прийняття рішень

–        Посадові інструкції

–        Протоколи засідань Правління

Стратегія Стратегічний план

 

Організація має визначені напрямки діяльності
та готова розробити під час гранту стратегічний план
Наявність оновленого та націленого на результат стратегічного плану
і матриці результатів (RAF), які є актуаль-ними щонайменше
на період реалізації організаційного гранту
АЦ вимірює результати діяльності, а не заходи, має дієвий план моніторингу і оцінки як складову RAF.
Стратегічний план щорічно переглядається на предмет його виконання, відповідно до проміжних етапів та індикаторів, зафіксованих у RAF
–        Стратегія

–        Річний план

–        Річний звіт

Стратегія
Річний план дій
Річний звіт
Перелік проектів / грантова історія

Управління ризиками Процедури
з управління ризиками
Не передбачено

 

В Стратегічному плані передбачено аналіз потенційних ризиків та План заходів щодо зниження ризиків Використовується процедура управління/ зниження ризиків –        Процедура управління ризиками
Ґендерна рівність/недискримінація Розробка
і дотримання політики про ґендерну рівність
і недискримінацію.

Впровадження ґендерного/недис-кримінаційного компоненту
в документах, що регулюють діяльність

 

 

Не передбачено Розуміння переваг дотримання політики про ґендерну рівність та недискримінацію

Забезпечення ґендерного балансу в процесі підбору кадрів та залучення членів керівних органів до діяльності організації

Наявність політики про ґендерну рівність
і недискримінацію.

Забезпечення ґендерного балансу
в процесі підбору кадрів та залучення членів керівних органів до діяльності організації
Включення ґендерного / недискримінаційного компоненту,
за можливості, у полісі дослідження та дотримання ґендерної рівності в програмній діяльності

–        Перелік працівників

–        Політика про ґендерну рівність/недискримінацію

 

Екологічна складова Наявність
і дотримання екологічної політики

За можливості,  включити екологічний компонент до полісі досліджень
та адвокаційної діяльності

Не передбачено Розуміння переваг дотримання екологічної політики

 

Проведення/включення оцінки впливу на навколишнє середовище (EIA) в програмну діяльність

Наявність екологічної політики

Включення екологічного компоненту, за можливості, у полісі діяльність

Проведення/включення оцінки впливу на навколишнє середовище (EIA) в програмну діяльність

–        Екологічна політика

–        Спрощена форма оцінки впливу на навколишнє середовище («зелена» панель)

МЕНЕДЖМЕНТ  І ОПЕРАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ          
Аналітичні можливості Полісі діяльність Організація має досвід аналітичної/полісі  роботи та може його підтвердити аналітичними публікаціями та виконаними проектами. Наявність штатних аналітиків Наявність регулярної експертної оцінки Перелік працівників

Перелік проектів

Перелік мереж

Опис процедури контролю якості

  Проведення тематичних полісі досліджень: практичні
публікації з чіткими рекомендаціями
Близько 30% публікацій стосуються полісі досліджень і містять рекомендації для представників органів влади Близько 50% публікацій стосуються полісі досліджень
і містять рекомендації для представників органів влади
Більше 70% публікацій стосуються полісі досліджень і містять рекомендації для представників органів влади Примірники/лінки на звіти щодо розробки полісі рекомендацій, аналітики.
  Наявність
експертної оцінки
Не передбачено Політика зовнішнього рецензування, застосовується до всіх вагомих публікацій Наявність анонімного рецензування, застосовується до всіх значимих публікацій Політика щодо експертної оцінки продуктів і приклади оцінених публікацій, перелік експертів, що проводять оцінку
  Чіткі вимоги (стандарти)
до різних видів публікацій, наприклад, експертних коментарів, аналітичних документів, програмних документів, досліджень, звітів. Обов’язкові вимоги щодо стилістики, обсягу, стилю рекомендацій

 

Не передбачено Чітко прописані та узгоджені з аналітиками вимоги до підготовки аналітичних документів Чітко прописані вимоги до підготовки аналітичних документів, доступні для аналітиків
і є обов’язковими для всіх аналітичних матеріалів
Примірник вимог до публікацій
  Дослідження ґрунтуються
на чіткій та інноваційній методології
  Дослідження ґрунтуються на чіткій методології. Організація використовує різні методології, залежно від дослідження Організація використовує різні методології, що чітко пояснюються у публікаціях; те саме стосується випадку, якщо організація розробила власну інноваційну методологію Приклад дослідницьких методологій
Річне планування і звітування Інструмент самооцінки Не передбачено Результат самооцінки не нижче, ніж 60 балів Результат самооцінки
не нижче, ніж 80 балів
–        Інструмент самооцінки АЦ
Річне планування
і звітування
Не передбачено Щорічне планування діяльності АЦ

Випуск річного звіту АЦ

Публікація річного звіту АЦ онлайн

Наявність річного плану діяльності АЦ, який передбачає перелік результатів за підсумками року, що відповідають Стратегії –        Стратегічний план

–        Річний план дій

–        Річні звіти (за останні два роки)

–        Перелік виконаних проектів

Людські ресурси Наявність
та застосування процедур по роботі з персоналом
Прийом на роботу працівників
та консультантів
на контрактній основі
(та за підписаними угодами)
Не передбачено Наявність політики
та процедур роботи
з персоналом

 

HR policy

Політика роботи з персоналом

 

  Персонал Організація готова у разі отримання гранту оформити  виконавчого директора та бухгалтера, як штатних працівників. Основна команда АЦ (керівник,аналітики, менеджери, бухгалтерія) оформлена штатними працівниками
або сумісниками
Не передбачено Штатний розпис
  Управління організацією Не передбачено Не передбачено Опис системи управління організацією, періодичності зміни топ-менеджменту
та порядок передачі повноважень
Опис системи управління організацією
  Тарифна сітка Не передбачено Розуміння того, як розраховується заробітна платня персоналу та бажання розробити тарифну сітку під час реалізації інституційного гранту. Розроблена тарифна сітка для всіх посад
із переліком необхідних компетенцій для підвищення заробітної платні /гонорару.

Тарифна сітка передбачає поступове підвищення зарплат
і не допускає значних розбіжностей в розмірі оплати праці керівництва та програмного персоналу

Тарифна сітка

Підтвердження перерахування заробітньої платні

 

  Посадові інструкції Не передбачено Наявність посадових інструкцій для керівного складу Наявність посадових інструкцій для всього персоналу

 

–        Посадові інструкції

Комунікація –        Комунікаційна стратегія

 

Не передбачено Не передбачено Наявність комунікаційної стратегії, що включає внутрішні
та зовнішні комунікації і відповідає Стратегічному плану
–        Комунікаційна стратегія

 

Антикорупційний компонент Наявність
та дотримання антикорупційної політики
Не передбачено Наявність антикорупційної політики, яка:

a)      Дає можливість анонімного повідомлення

b)      Забезпечує захист інформатору

c)      Містить чітку процедуру проведення розслідування

Персонал і консультанти АЦ знають процедуру інформування про потенційне порушення Антикорупційна політика
Організаційна структура Затверджена організаційна структура Наявність персоналу Наявність офісу   –        Організаційна структура

–        Посадові інструкції

Зовнішні контракти і донори Грантова історія Наявність досвіду отримання і ефективної реалізації зовнішніх грантів Наявність досвіду отримання і ефективної реалізації зовнішніх грантів (включаючи міні-гранти) Наявність мережі партнерів, необхідних для успішної реалізації програмної діяльності –        Перелік донорів

–        Перелік поточних проектів/програм із зазначенням донорів

–        Перелік партнерів

Програмний менеджмент Наявність сталого підходу до забезпечення ефективної реалізації проектів Не передбачено Не передбачено Наявність певних шаблонів та інструментів для планування та управління проектами

Наявність сервера для спільного зберігання робочих матеріалів

Бюджети проектів та звіти (приклад)

Задокументоване управління проектами

Приклади звітів донорам

Приклади заявок на участь у проекті

ФІНАНСОВИЙ МЕНЕДЖМЕНТ          
Загальні фінансові системи Наявність затверджених фінансових положень (фінансова політика або інше) Наявність базових процедур фінансового управління Наявність
фінансової політики чи подібного документу
з фінансової діяльності
  –        Фінансова політика
Фінансова звітність Наявність чітких, прозорих і надійних фінансових звітів Належна та своєчасна фінансова звітність згідно вимог чинного законодавства АЦ складає баланс
і готує звіт
про фінансові результати,
що затверджуються Правлінням
Не передбачено –        Річні фінансові звіти
за останні три роки

–        Аудиторський звіт (відповідно
до міжнародних стандартів)

–        Положення про фінансову звітність

Авторизація платежів та переказ коштів Високий рівень внутрішнього контролю
за авторизацією платежів та переказом коштів
Не передбачено Наявність системи авторизації платіжних документів,
що передбачає принаймні два підписи

Право підписувати фінансові документи задокументовано належним чином

Наявність політики відряджень –        Перелік осіб, що мають право підпису платіжних документів

–        Політика авторизації платежів

–        Копії авторизованих рахунків

 

Бюджет Річний консолідований бюджет Наявність проектних бюджетів на кожен проект Наявність річного консолідованого бюджету,
що відповідає Стратегічному плану і Річному плану
Наявність бюджетної політики та проведення регулярного бюджетного моніторингу на рівні Правління
та керівництва
–        Річний бюджет

–        Проектний бюджет

–        Інтерв’ю з фінансовим директором

–        Інтерв’ю з Правлінням

–        Річний бюджет організації
за останні три роки (первинний
та переглянутий)

Фінансування Диверсифікація джерел фінансування

 

Відсоток фінансування
з інших джерел (не кошти інституційного гранту)
не має перевищувати
55% від річного бюджету організації за 2018 рік.
За основу береться загальний бюджет організації 2018 року
Відсоток фінансування
з інших джерел
(не кошти інституційного гранту) не має перевищувати 55% від річного бюджету організації
за 2018 рік. За основу береться загальний бюджет організації 2018 року
 

 

–        Річний бюджет

–        Перелік грантів

Закупівлі Наявність
та дотримання політики закупівель товарів та послуг
Не передбачено Наявність задокументованої
та затвердженої політики закупівель згідно вимог Sida

Дотримання політики закупівель

  –        Політика закупівель товарів та послуг

–        Протокол засідань Закупівельного комітету

Аудит Успішний досвід проходження аудиторських перевірок

 

Не передбачено Проведено річний фінансовий аудит згідно міжнародних стандартів аудиту IFAC Наявність політики проведення аудиту або встановленої процедури проведення регулярних контрольно-ревізійних перевірок згідно стандартів IFAC з чітким ТЗ для аудитора –        Політика проведення аудиту

–        Аудиторські звіти

Бухгалтерський облік Система бухгалтерського обліку Наявність кваліфікованого бухгалтера, бухгалтерський облік здійснюється згідно встановленого порядку Не передбачено

 

Бухгалтерський облік ведеться за принципом нарахувань

Облік транзакцій ведеться в професійній бухгалтерській програмі

–        Облікова політика

–        Бухгалтерська програма

–        Посадова інструкція бухгалтера

Фандрейзинг Наявність
та дотримання фандрейзингового плану
Перелік потенційних джерел фінансування Не передбачено Наявність фандрейзингового плану та штатного працівника, відповідального за збір коштів –        Фандрейзинговий план

 Також Ви можете завантажити цю таблицю за цим посиланням.