Відбіркові Критерії «Ініціативи з розвитку аналітичних центрів»
ТЕМА | КРИТЕРІЇ/ВИМОГИ | «ОБОВ’ЯЗКОВО» для участі в конкурсі «Інституційна підтримка аналітичних центрів» |
«ОБОВ’ЯЗКОВО» після завершення гранту | «БАЖАНО» розробити /досягнути рівня розвитку під час реалізації гранту | Підтверджуючі документи |
ВРЯДУВАННЯ | |||||
Ціль | Мати місію діяльності організації | Задокументована місія/ціль | Місія/ціль прописані в Стратегічному плані |
Місія організації відповідає Стратегічному плану і глибоко вкорінена в організацію |
– Місія
– Вебсайт – Річний звіт – Статут – Публікації |
Структура управління організацією | Мати незалежне і активне Правління |
Готовність і бажання створити незалежне Правління під час реалізації міні-гранту | Діюче незалежне Правління, що бере активну участь в роботі організації |
Ефективне Правління, яке виконує роль наглядового і стратегічного органу і звітує вищому керівному органу (Загальним зборам) |
– Статут
– Протоколи засідань Правління – Інформація про членів Правління |
Мати незалежні Загальні збори (ЗЗ) | Готовність і бажання створити незалежні Загальні збори під час реалізації міні-гранту | Незалежні Загальні збори (не більше ⅓ працівників організації/оплачував-них експертів можуть бути членами Загальних зборів) | Ефективні Загальні збори
|
– Статут
– Протоколи зібрань ЗЗ – Інформація про членів ЗЗ |
|
Політика запобігання та врегулювання конфлікту інтересів |
Знати і розуміти, що таке конфлікт інтересів. Мати готовність задокументувати політику /процедуру врегулювання конфлікту інтересів. |
Мати задокументовану політику / процедури врегулювання конфлікту інтересів | Мати механізми запобігання та врегулювання конфлікту інтересів | – Політика запобігання та врегулювання конфлікту інтересів – Протоколи засідань Правління – Інтерв’ю з членом Правління – Інтерв’ю з виконавчим директором – Інтрев’ю з менеджером програми |
|
Юридичний статус | Реєстрація згідно вимог українського законодавства. Наявність статусу неприбутковості | Статутна діяльність включає в себе сферу аналітичної діяльності і public policy work | Не передбачено | – Статут
– Реєстраційні документи
|
|
Чіткий процес прийняття рішень в організації
|
Не передбачено | Наявність офіційної процедури делегування повноважень, що відповідає положенням Статуту |
Наявність офіційної процедури делегування повноважень, що відповідає розміру організації та видам її діяльності | – Статут
– Інші документи, що стосуються процесів прийняття рішень – Посадові інструкції – Протоколи засідань Правління |
|
Стратегія | Стратегічний план
|
Організація має визначені напрямки діяльності та готова розробити під час гранту стратегічний план |
Наявність оновленого та націленого на результат стратегічного плану і матриці результатів (RAF), які є актуаль-ними щонайменше на період реалізації організаційного гранту |
АЦ вимірює результати діяльності, а не заходи, має дієвий план моніторингу і оцінки як складову RAF. Стратегічний план щорічно переглядається на предмет його виконання, відповідно до проміжних етапів та індикаторів, зафіксованих у RAF |
– Стратегія
– Річний план – Річний звіт Стратегія |
Управління ризиками | Процедури з управління ризиками |
Не передбачено
|
В Стратегічному плані передбачено аналіз потенційних ризиків та План заходів щодо зниження ризиків | Використовується процедура управління/ зниження ризиків | – Процедура управління ризиками |
Ґендерна рівність/недискримінація | Розробка і дотримання політики про ґендерну рівність і недискримінацію. Впровадження ґендерного/недис-кримінаційного компоненту
|
Не передбачено | Розуміння переваг дотримання політики про ґендерну рівність та недискримінацію
Забезпечення ґендерного балансу в процесі підбору кадрів та залучення членів керівних органів до діяльності організації |
Наявність політики про ґендерну рівність і недискримінацію. Забезпечення ґендерного балансу |
– Перелік працівників
– Політика про ґендерну рівність/недискримінацію
|
Екологічна складова | Наявність і дотримання екологічної політики За можливості, включити екологічний компонент до полісі досліджень |
Не передбачено | Розуміння переваг дотримання екологічної політики
Проведення/включення оцінки впливу на навколишнє середовище (EIA) в програмну діяльність |
Наявність екологічної політики
Включення екологічного компоненту, за можливості, у полісі діяльність Проведення/включення оцінки впливу на навколишнє середовище (EIA) в програмну діяльність |
– Екологічна політика
– Спрощена форма оцінки впливу на навколишнє середовище («зелена» панель) |
МЕНЕДЖМЕНТ І ОПЕРАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ | |||||
Аналітичні можливості | Полісі діяльність | Організація має досвід аналітичної/полісі роботи та може його підтвердити аналітичними публікаціями та виконаними проектами. | Наявність штатних аналітиків | Наявність регулярної експертної оцінки | Перелік працівників
Перелік проектів Перелік мереж Опис процедури контролю якості |
Проведення тематичних полісі досліджень: практичні публікації з чіткими рекомендаціями |
Близько 30% публікацій стосуються полісі досліджень і містять рекомендації для представників органів влади | Близько 50% публікацій стосуються полісі досліджень і містять рекомендації для представників органів влади |
Більше 70% публікацій стосуються полісі досліджень і містять рекомендації для представників органів влади | Примірники/лінки на звіти щодо розробки полісі рекомендацій, аналітики. | |
Наявність експертної оцінки |
Не передбачено | Політика зовнішнього рецензування, застосовується до всіх вагомих публікацій | Наявність анонімного рецензування, застосовується до всіх значимих публікацій | Політика щодо експертної оцінки продуктів і приклади оцінених публікацій, перелік експертів, що проводять оцінку | |
Чіткі вимоги (стандарти) до різних видів публікацій, наприклад, експертних коментарів, аналітичних документів, програмних документів, досліджень, звітів. Обов’язкові вимоги щодо стилістики, обсягу, стилю рекомендацій
|
Не передбачено | Чітко прописані та узгоджені з аналітиками вимоги до підготовки аналітичних документів | Чітко прописані вимоги до підготовки аналітичних документів, доступні для аналітиків і є обов’язковими для всіх аналітичних матеріалів |
Примірник вимог до публікацій | |
Дослідження ґрунтуються на чіткій та інноваційній методології |
Дослідження ґрунтуються на чіткій методології. Організація використовує різні методології, залежно від дослідження | Організація використовує різні методології, що чітко пояснюються у публікаціях; те саме стосується випадку, якщо організація розробила власну інноваційну методологію | Приклад дослідницьких методологій | ||
Річне планування і звітування | Інструмент самооцінки | Не передбачено | Результат самооцінки не нижче, ніж 60 балів | Результат самооцінки не нижче, ніж 80 балів |
– Інструмент самооцінки АЦ |
Річне планування і звітування |
Не передбачено | Щорічне планування діяльності АЦ
Випуск річного звіту АЦ Публікація річного звіту АЦ онлайн |
Наявність річного плану діяльності АЦ, який передбачає перелік результатів за підсумками року, що відповідають Стратегії | – Стратегічний план
– Річний план дій – Річні звіти (за останні два роки) – Перелік виконаних проектів |
|
Людські ресурси | Наявність та застосування процедур по роботі з персоналом |
Прийом на роботу працівників та консультантів на контрактній основі (та за підписаними угодами) |
Не передбачено | Наявність політики та процедур роботи з персоналом
|
HR policy
Політика роботи з персоналом
|
Персонал | Організація готова у разі отримання гранту оформити виконавчого директора та бухгалтера, як штатних працівників. | Основна команда АЦ (керівник,аналітики, менеджери, бухгалтерія) оформлена штатними працівниками або сумісниками |
Не передбачено | Штатний розпис | |
Управління організацією | Не передбачено | Не передбачено | Опис системи управління організацією, періодичності зміни топ-менеджменту та порядок передачі повноважень |
Опис системи управління організацією | |
Тарифна сітка | Не передбачено | Розуміння того, як розраховується заробітна платня персоналу та бажання розробити тарифну сітку під час реалізації інституційного гранту. | Розроблена тарифна сітка для всіх посад із переліком необхідних компетенцій для підвищення заробітної платні /гонорару. Тарифна сітка передбачає поступове підвищення зарплат |
Тарифна сітка
Підтвердження перерахування заробітньої платні
|
|
Посадові інструкції | Не передбачено | Наявність посадових інструкцій для керівного складу | Наявність посадових інструкцій для всього персоналу
|
– Посадові інструкції
– |
|
Комунікація | – Комунікаційна стратегія
|
Не передбачено | Не передбачено | Наявність комунікаційної стратегії, що включає внутрішні та зовнішні комунікації і відповідає Стратегічному плану |
– Комунікаційна стратегія
|
Антикорупційний компонент | Наявність та дотримання антикорупційної політики |
Не передбачено | Наявність антикорупційної політики, яка:
a) Дає можливість анонімного повідомлення b) Забезпечує захист інформатору c) Містить чітку процедуру проведення розслідування |
Персонал і консультанти АЦ знають процедуру інформування про потенційне порушення | Антикорупційна політика |
Організаційна структура | Затверджена організаційна структура | Наявність персоналу | Наявність офісу | – Організаційна структура
– Посадові інструкції |
|
Зовнішні контракти і донори | Грантова історія | Наявність досвіду отримання і ефективної реалізації зовнішніх грантів | Наявність досвіду отримання і ефективної реалізації зовнішніх грантів (включаючи міні-гранти) | Наявність мережі партнерів, необхідних для успішної реалізації програмної діяльності | – Перелік донорів
– Перелік поточних проектів/програм із зазначенням донорів – Перелік партнерів |
Програмний менеджмент | Наявність сталого підходу до забезпечення ефективної реалізації проектів | Не передбачено | Не передбачено | Наявність певних шаблонів та інструментів для планування та управління проектами
Наявність сервера для спільного зберігання робочих матеріалів |
Бюджети проектів та звіти (приклад)
Задокументоване управління проектами Приклади звітів донорам Приклади заявок на участь у проекті |
ФІНАНСОВИЙ МЕНЕДЖМЕНТ | |||||
Загальні фінансові системи | Наявність затверджених фінансових положень (фінансова політика або інше) | Наявність базових процедур фінансового управління | Наявність фінансової політики чи подібного документу з фінансової діяльності |
– Фінансова політика | |
Фінансова звітність | Наявність чітких, прозорих і надійних фінансових звітів | Належна та своєчасна фінансова звітність згідно вимог чинного законодавства | АЦ складає баланс і готує звіт про фінансові результати, що затверджуються Правлінням |
Не передбачено | – Річні фінансові звіти за останні три роки – Аудиторський звіт (відповідно – Положення про фінансову звітність |
Авторизація платежів та переказ коштів | Високий рівень внутрішнього контролю за авторизацією платежів та переказом коштів |
Не передбачено | Наявність системи авторизації платіжних документів, що передбачає принаймні два підписи Право підписувати фінансові документи задокументовано належним чином |
Наявність політики відряджень | – Перелік осіб, що мають право підпису платіжних документів
– Політика авторизації платежів – Копії авторизованих рахунків –
|
Бюджет | Річний консолідований бюджет | Наявність проектних бюджетів на кожен проект | Наявність річного консолідованого бюджету, що відповідає Стратегічному плану і Річному плану |
Наявність бюджетної політики та проведення регулярного бюджетного моніторингу на рівні Правління та керівництва |
– Річний бюджет
– Проектний бюджет – Інтерв’ю з фінансовим директором – Інтерв’ю з Правлінням – Річний бюджет організації |
Фінансування | Диверсифікація джерел фінансування
|
Відсоток фінансування з інших джерел (не кошти інституційного гранту) не має перевищувати 55% від річного бюджету організації за 2018 рік. За основу береться загальний бюджет організації 2018 року |
Відсоток фінансування з інших джерел (не кошти інституційного гранту) не має перевищувати 55% від річного бюджету організації за 2018 рік. За основу береться загальний бюджет організації 2018 року |
|
– Річний бюджет
– Перелік грантів |
Закупівлі | Наявність та дотримання політики закупівель товарів та послуг |
Не передбачено | Наявність задокументованої та затвердженої політики закупівель згідно вимог Sida Дотримання політики закупівель |
– Політика закупівель товарів та послуг
– Протокол засідань Закупівельного комітету – |
|
Аудит | Успішний досвід проходження аудиторських перевірок
|
Не передбачено | Проведено річний фінансовий аудит згідно міжнародних стандартів аудиту IFAC | Наявність політики проведення аудиту або встановленої процедури проведення регулярних контрольно-ревізійних перевірок згідно стандартів IFAC з чітким ТЗ для аудитора | – Політика проведення аудиту
– Аудиторські звіти – |
Бухгалтерський облік | Система бухгалтерського обліку | Наявність кваліфікованого бухгалтера, бухгалтерський облік здійснюється згідно встановленого порядку | Не передбачено
|
Бухгалтерський облік ведеться за принципом нарахувань
Облік транзакцій ведеться в професійній бухгалтерській програмі |
– Облікова політика
– Бухгалтерська програма – Посадова інструкція бухгалтера – – – |
Фандрейзинг | Наявність та дотримання фандрейзингового плану |
Перелік потенційних джерел фінансування | Не передбачено | Наявність фандрейзингового плану та штатного працівника, відповідального за збір коштів | – Фандрейзинговий план
– |
Також Ви можете завантажити цю таблицю за цим посиланням.